Afspraken bundelen per regio: minder reistijd, meer adviesuren

Volgorde van aanvraag kost je adviesuren

Dinsdagochtend een klant aan de ene kant van het werkgebied, dinsdagmiddag een klant aan de andere kant. De meeste agenda's vullen zich vanzelf: een klant belt, er is een gaatje op donderdag om 14.00 uur, en dat gaatje plan je in. Logisch, want het voelt behulpzaam om iemand snel te helpen. Maar wie de kaart erbij pakt, ziet vaak een zigzagpatroon door de hele week heen. Een adviseur die dat een paar weken bijhoudt, komt er meestal achter dat een flink deel van de werkdag in de auto zit in plaats van bij een klant aan tafel.

Reken het om naar uren en het beeld wordt duidelijker. Vier huisbezoeken per week met telkens een half uur onnodige extra reistijd is twee uur — bijna een half adviesgesprek dat verloren gaat aan de weg in plaats van aan een klant. Op jaarbasis loopt dat op tot enkele werkweken. Dat is geen kwestie van harder werken. Het is een kwestie van de agenda anders inrichten voordat de aanvragen binnenkomen.

Een vaste volgorde per gebied

Verdeel het werkgebied in een paar vaste blokken — bijvoorbeeld noord, zuid en de eigen woonplaats — en koppel daar vaste dagdelen aan. Dinsdagochtend altijd het noordelijke deel, donderdagmiddag altijd het zuidelijke deel, woensdag de eigen woonplaats waar je toch al bent. Een nieuwe aanvraag uit dat gebied schuift dan naar het bijpassende blok, in plaats van naar het eerstvolgende vrije uur in de agenda.

Dat vraagt om een ander gesprek met de klant. "Ik kan je dinsdagochtend om 9 uur ontvangen, dat past bij mijn route door jouw buurt" klinkt anders dan een keuzemenu vol losse tijdstippen. De meeste klanten hebben geen voorkeur voor een specifiek moment, alleen voor een moment dat past bij hun eigen dag. Wie dat gesprek een paar keer voert, merkt dat bijna niemand er moeite mee heeft — zeker niet als het alternatief een paar dagen langer wachten is.

Voor spoedgevallen blijft er ruimte nodig buiten het schema. Een klant met een acute vraag past niet in een vast blok, en dat hoeft ook niet. Het gaat om de meerderheid van de afspraken, niet om iedere afspraak. Begin klein: houd een maand bij welke postcodes er langskomen, teken de route op een kaart en kijk waar de meeste ritten samenkomen. Die eerste indeling hoeft niet perfect te zijn — bijstellen na een paar weken hoort erbij.

De boeking stuurt zelf naar het juiste dagdeel

Zodra de indeling staat, is de volgende stap dat de boeking de klant zelf naar het juiste blok stuurt bij het maken van een afspraak, in plaats van dat een adviseur dat per telefoontje handmatig moet uitzoeken. Contaqt Website levert een agenda-koppeling die daarop is ingericht: een klant vult zijn postcode in en krijgt alleen de tijden te zien die bij zijn gebied horen. De rest van de agenda blijft onzichtbaar.

Dat scheelt uitzoekwerk aan beide kanten. De klant boekt zelf een moment dat al in de route past. De adviseur hoeft niet meer achteraf te schuiven om een dag alsnog kloppend te krijgen, en de binnendienst hoeft niet bij elke aanvraag opnieuw te overleggen welk dagdeel logisch is. Wat overblijft, is een agenda die meteen goed staat, in plaats van een agenda die je na een paar weken alsnog handmatig rechttrekt. Voor kantoren die hun hele planning nog op papier of in een los systeem doen, is dit vaak de eerste stap richting een kennismaking met wat er verder te automatiseren valt.

Reistijd verdwijnt nooit helemaal uit het werk van een adviseur die bij klanten thuis komt. Maar het verschil tussen een week met een vaste route en een week met een agenda die kriskras door de regio loopt, is al snel een halve dag. Bekijk wat Contaqt Website daarin voor jouw kantoor kan betekenen.