Facturatie koppelen aan je boekhouding: geen dubbele invoer meer

Waar dat dubbele werk vandaan komt

Veel advieskantoren werken met twee aparte programma's: één om facturen te maken en te versturen, en één voor de boekhouding of voor de boekhouder. Een factuur gaat de deur uit, en diezelfde factuur wordt met de hand overgetypt in het boekhoudpakket: het bedrag, de datum, de btw, de klantnaam. Bij twintig facturen per maand is dat al gauw een halfuur werk per week. Bij honderd facturen per maand is het een hele middag, en elke overgetypte regel is een kans op een fout die pas bij de jaarafsluiting opvalt.

Dat gebeurt niet omdat het nodig is. Het gebeurt omdat de twee pakketten niet met elkaar praten. Jij maakt de factuur in bijvoorbeeld Moneybird of e-Boekhouden.nl, en de boekhouder werkt in Exact Online, Twinfield of Jortt. Zonder koppeling blijft iemand de brug tussen die twee programma's.

Dat hoeft niet.

Hoe de koppeling werkt

Factuurpakketten zoals Moneybird en e-Boekhouden.nl hebben een ingebouwde koppeling met de bekende boekhoudpakketten. Voor minder gangbare combinaties bestaat vaak alsnog een koppeling via Zapier of Make. Jij maakt de factuur zoals je gewend bent; de koppeling zet hem automatisch over naar de juiste grootboekrekening, inclusief btw-code en klantgegevens. Het enige wat dat vooraf vraagt, is instelwerk van ongeveer een half uur: welke rekening hoort bij welk type factuur, en welke btw-codes gebruik je voor binnenlandse en buitenlandse klanten.

Een ingebouwde koppeling zit meestal al in het abonnement van je factuurpakket en is in een paar klikken aangezet. Een koppeling via Zapier of Make kost een paar euro per maand en vraagt iets meer uitzoekwerk, maar werkt net zo goed als je combinatie van pakketten geen directe koppeling aanbiedt.

Daarna loopt het vanzelf. Een nieuwe factuur verschijnt binnen een dag in de boekhouding, zonder dat iemand hem heeft overgetypt. Stuur je een creditfactuur of pas je een bedrag aan, dan volgt de koppeling die wijziging net zo automatisch.

Let bij het instellen op twee dingen. Begin de koppeling op een vaste datum, bijvoorbeeld de eerste van de maand, zodat je niet per ongeluk oudere facturen dubbel laat boeken. En controleer de eerste maand de koppeling nog even handmatig, totdat je zeker weet dat de btw-codes goed vallen.

Wil je liever dat iemand anders de hele administratie overneemt in plaats van alleen de koppeling te leggen? Lees dan over je boekhouding uitbesteden.

Btw-aangifte als bijvangst

Een koppeling lost niet alleen het overtypen op. Omdat elke factuur meteen op de juiste grootboekrekening met de juiste btw-code staat, hoeft niemand aan het eind van het kwartaal nog uit te zoeken welke facturen bij welk tarief horen. De cijfers voor de btw-aangifte staan er dan al, in plaats van dat iemand ze er met terugwerkende kracht bij elkaar moet zoeken.

Dat scheelt vooral stress rond de aangiftedeadline. Je boekhouder hoeft niet meer te wachten tot jij alle facturen van het kwartaal hebt aangeleverd: de cijfers staan al klaar zodra de laatste factuur is verstuurd.

Wat het je oplevert

Minder typefouten, want een bedrag wordt maar één keer ingevoerd. Sneller inzicht in wat er nog open staat, omdat de boekhouding niet achterloopt op de facturatie: je ziet dezelfde avond nog of een klant heeft betaald. En voor adviseurs die de administratie zelf doen naast het adviesvak: een stuk avond- of weekendwerk dat wegvalt.

De meeste boekhoudpakketten laten in hun hulppagina's precies zien welke koppelingen ze ondersteunen, inclusief een stappenplan voor het instellen. Vraag je boekhouder of accountant gerust mee te kijken bij het instellen. Die weet welke grootboekrekeningen en btw-codes bij jouw kantoor horen, en voorkomt dat je achteraf moet corrigeren.

Hoe minder tijd er opgaat aan administratie, hoe meer ruimte er overblijft voor je klanten. Contaqt verzorgt intussen je nieuwsbrief, zodat je ook daar niet meer naar hoeft om te kijken: bekijk wat Contaqt Basis voor je kantoor doet.