Een klantenportefeuille overnemen: een snelle manier om te groeien

Wat je checkt voordat je tekent

Niet elke portefeuille is evenveel waard, ook al staat er hetzelfde aantal klanten op papier. Honderd actieve hypotheekklanten waarmee de vertrekkende adviseur jaarlijks contact had, leveren meer op dan driehonderd polissen waarvan niemand meer weet of de klant nog op dat adres woont.

Vraag naar de leeftijd van de klanten, het type product en het laatste contactmoment per klant. Een bestand vol verzekeringen die over twee jaar aflopen, vraagt om ander werk dan een bestand met hypotheken die net zijn afgesloten. Kijk ook naar het CRM zelf: kloppen de adresgegevens, staat er een geldig telefoonnummer bij, en is er een dossier per klant of alleen een polisnummer in een Excel-bestand.

Oude data kost tijd.

Vraag ook naar de reden van vertrek. Een adviseur die met pensioen gaat, laat meestal een nette portefeuille achter met klanten die tevreden zijn. Een adviseur die stopt na klachten of een vergunningsprobleem, laat vaak ook de klanten achter die daarover ontevreden zijn. Beide situaties zijn te overnemen, maar vragen om een ander gesprek in de eerste weken.

Reken de prijs liever uit op basis van terugkerende omzet dan op het aantal klanten. Een bestand van tweehonderd klanten dat jaarlijks dertigduizend euro aan doorlopende provisie oplevert, is iets heel anders dan tweehonderd klanten waarvan de helft al jaren niets meer heeft afgenomen. Vraag de verkopende partij om de omzet per klantgroep te laten zien, niet alleen het totaal. Een lagere prijs per klant is geen koopje als een derde van het bestand nooit meer reageert op een telefoontje of een mail.

Hoe je de eerste honderd dagen aanpakt

Zodra de overname rond is, bepaalt de eerste indruk hoeveel van die klanten daadwerkelijk blijft. Klanten die nooit voor jouw kantoor hebben gekozen, voelen zich sneller vrij om ook ergens anders te kijken. Hoe je ze voor het eerst benadert, lees je in Portefeuille overgenomen: hoe informeer je de klanten.

Richt ook een eigen plek in waar nieuwe klanten kunnen zien wie je bent voordat ze bellen. Een pagina die uitlegt wat er verandert, wat hetzelfde blijft en bij wie iemand terechtkan met vragen, voorkomt een hoop onrust in de eerste weken. Plan ook een vast moment in de eerste honderd dagen waarop je elke overgenomen klant minstens één keer persoonlijk spreekt, telefonisch of op kantoor.

Wacht met de nieuwsbrief.

Stop een overgenomen klant niet meteen in dezelfde maandelijkse nieuwsbrief als je bestaande klanten. Een introductiebericht eerst, daarna pas het vaste ritme van je reguliere communicatie, werkt rustiger dan iemand in één week drie verschillende afzenders te laten zien. Houd ook de overdracht van dossiers en vergunningen in de gaten voordat de eerste klant wordt gebeld: onduidelijkheid over wie nu verantwoordelijk is, zorgt voor meer onrust dan het wachten zelf.

Wanneer overnemen slimmer is dan zelf bouwen

Organisch groeien via content, social media en mond-tot-mondreclame werkt, maar kost jaren. Een overname kan dat tijdpad in één keer inkorten, mits het bestand gezond is en de prijs bij de kwaliteit past.

De andere kant van zo'n overname is een kantoor dat stopt zonder opvolger. Je advieskantoor sluiten zonder opvolger laat zien hoe zorgvuldig dat traject voor de vertrekkende adviseur verloopt, en dat is precies het niveau van zorgvuldigheid dat jij als overnemende partij overneemt.

Reken na het eerste jaar na hoeveel overgenomen klanten je nog echt terugziet, niet alleen hoeveel er nog op papier staan. Blijft tachtig procent, dan was de prijs het waard. Zakt dat onder de helft, dan ligt de winst van de overname vooral bij de verkopende partij.

Groeien via overname werkt het best als stap naast je bestaande opbouw, niet als vervanging ervoor. Wie een overgenomen portefeuille een eigen introductiepagina geeft, maakt die eerste kennismaking een stuk soepeler. Contaqt Website zet zo'n pagina voor je klaar, met de informatie die nieuwe klanten in de eerste weken nodig hebben.