Bel dezelfde dag terug
Wie een formulier invult, kijkt vaak ook bij een ander kantoor. Misschien staan er nog twee tabbladen open. Bel je dezelfde dag terug, dan ben je de eerste die contact maakt. Wie als eerste belt, blijft hangen. Wacht je drie dagen, dan is de aanvrager alweer verder. Plan een vast moment in je dag waarop je openstaande aanvragen wegwerkt. Twee keer per dag, vaste tijden. Krijg je niemand te pakken, spreek dan kort iets in en probeer het later op de dag opnieuw. Twee korte pogingen op één dag werken beter dan één lange voicemail. Hoe je je formulier zo opzet dat aanvragen ook echt binnenkomen, lees je in meer aanvragen via je contactpagina.
Een script dat niet als script klinkt
Een goed belscript is geen voorgelezen tekst. Het is een vaste opbouw, zodat je nooit hoeft te improviseren over de kern. Vier blokken:
- Open kort. "Je vroeg vanochtend een berekening aan via de site, ik bel even of het uitkomt." Geen lange introductie.
- Vraag waar het over gaat. Laat de aanvrager vertellen. Je luistert meer dan je praat.
- Geef één concrete vervolgstap. Een afspraak in de agenda, niet "ik stuur je wat toe".
- Bevestig meteen. Zet de afspraak vast terwijl je belt en stuur direct een bevestiging.
Zo'n gesprek duurt vijf minuten. Het verschil met een mailtje sturen is groot: een aanvrager die jou aan de lijn heeft gehad, onthoudt je naam.
Ga het gesprek niet blanco in
Het gesprek loopt soepeler als je formulier het voorwerk doet. Naam, telefoonnummer en kort waar de vraag over gaat, meer heb je niet nodig om voorbereid te bellen. Vraag je te weinig uit, dan begin je elk gesprek bij nul. Vraag je te veel, dan haakt de aanvrager af voordat hij op verzenden klikt. Een formulier dat precies het juiste vraagt, scheelt je elke keer zoekwerk vooraf.
Een aanvraagformulier dat de juiste informatie ophaalt en netjes bij je binnenkomt, hoort bij een website die werkt. Zo richt Contaqt Site je site in: formulieren die aanvragen opleveren waarmee je meteen kunt bellen.