Je website aanpassen als een adviseur vertrekt of tijdelijk wegvalt

De teampagina is het makkelijkste deel

Een naam die blijft staan op de teampagina terwijl die adviseur al weken weg is, valt een bezoeker sneller op dan je denkt. Verwijder de bio, de foto en het telefoonnummer zodra het vertrek vaststaat, en controleer meteen de bestandsnamen van de foto's op de server. Een oude naam in het alt-tekst of in de afbeelding zelf staat soms nog maanden online, omdat niemand daar apart naar kijkt na een update van de teampagina.

Staan de adviseurs in een vaste volgorde op basis van functie, ervaring of specialisme? Pas die volgorde dan meteen aan, zodat de pagina niet half leeg oogt met een gat waar ooit een foto stond. Kijk ook naar citaten of testimonials waarin die adviseur bij naam wordt genoemd op andere pagina's — die blijven vaak het langst onopgemerkt. Een goed ingerichte teampagina draagt bij aan het vertrouwen van een nieuwe bezoeker. Hoe je dat opbouwt, lees je hier.

Verder dan de teampagina: profielpagina's en formulieren

Heeft iedere adviseur een eigen profielpagina met een uniek webadres, bijvoorbeeld voor SEO of specialisatie? Dan kan die pagina nog maanden in Google blijven staan, ook nadat je 'm van de teampagina hebt gehaald. Zet een doorverwijzing naar de algemene teampagina of naar de collega die het overneemt. Een dode link levert anders een foutmelding op. Dat is vervelend getimed.

Controleer ook het contactformulier zelf. Staat de vertrokken adviseur nog als keuze in een dropdown-menu bij "waar gaat je vraag over" of "aan wie wil je dit sturen"? Dan komt die aanvraag nergens terecht, of belandt hij bij iemand die er niets mee kan. Hetzelfde geldt voor een agenda-koppeling voor het inplannen van een eerste gesprek: een boekingslink die naar een lege of opgeheven agenda verwijst, kost je een afspraak zonder dat je het ooit merkt.

Denk ook aan wat er buiten de hoofdpagina's om naar die adviseur verwijst: een linkje in de footer, een vermelding bij een vacature-tekst, een losse pagina over een specialisme zoals hypotheken voor zelfstandigen, of een los interview in de kennisbank. Die plekken blijven jarenlang onopgemerkt staan. Loop ze na met de zoekfunctie van je website-beheersysteem op de naam van de adviseur.

Ook de automatische mails die je site verstuurt, verdienen een blik. Een bevestigingsmail na een offerteaanvraag die nog is ondertekend met de naam van de vertrokken adviseur, komt raar aan bij een klant die net kennismaakt met het kantoor. Hetzelfde geldt voor een automatische afspraakbevestiging met een verwijzing naar een telefoonnummer dat niet meer in gebruik is. Check deze sjablonen in dezelfde ronde als de teampagina.

Een vaste checklist, geen losse actie achteraf

Dit soort updates wordt pas een probleem als je het aan het geheugen overlaat. Zet daarom een vaste checklist klaar die je bij ieder vertrek doorloopt: teampagina, profielpagina, contactformulier, agenda-koppeling, social media-bio's en de vermelding in je Google-bedrijfsprofiel. Loop die lijst na binnen een week na het vertrek. Niet pas bij de eerstvolgende grote website-update, want dan is de kans groot dat het er weer bij inschiet tussen alle andere dingen die om aandacht vragen.

Gaat het om een tijdelijke afwezigheid, zoals verlof, ziekte of een sabbatical? Zet dan liever een duidelijke waarnemer op de pagina dan de adviseur in zijn geheel te verwijderen, met een korte toelichting erbij. Zo blijft de site kloppen zonder dat je bij terugkomst alles weer helemaal moet terugzetten en opnieuw moet uitzoeken wat er precies veranderd was.

Werkt het kantoor met meerdere vestigingen, dan telt dit dubbel. Een adviseur die weg is bij de ene vestiging, staat soms nog op de contactpagina van een andere locatie of in een regionaal overzicht. Neem die controle mee in dezelfde ronde, zodat je het in één keer goed doet.

Contaqt Website onderhoudt dit soort wijzigingen voor je, inclusief een nieuwe foto als die er al is. Bekijk wat Contaqt Website voor je kantoor doet en laat een vertrek nooit meer op de lange baan belanden.