Test elk kwartaal of je contactformulier nog aankomt

Waarom een formulier stilletjes uitvalt

Een contactformulier werkt meestal jarenlang zonder problemen, tot er iets kleins verandert. Een hostingpartij past de mailserver aan. Een pluginupdate breekt de koppeling met je e-mailadres. Een spamfilter besluit op een dag dat automatische formuliermails niet meer welkom zijn. Niemand meldt dat aan jou — de bezoeker krijgt gewoon een bevestigingsscherm te zien en gaat er terecht van uit dat het gelukt is.

Voor de klant verandert er niets aan de ervaring. Voor jou wel. De aanvraag komt nooit aan.

Dat maakt een kapot formulier lastig te ontdekken. Er is geen foutmelding, geen bounce, geen signaal in je mailbox. Alleen stilte. En stilte valt pas op als een klant belt om te vragen waarom niemand heeft gereageerd — of, erger, als een potentiële klant het gewoon opgeeft en naar een ander kantoor gaat. Dezelfde discipline geldt trouwens voor de rest van je site: check ook regelmatig of interne links nog werken, want ook die falen zonder waarschuwing.

De momenten waarop een formulier het vaakst omvalt, zijn te voorspellen. Vlak na een sitevernieuwing. Na een overstap naar een andere hostingpartij. Na een update van het contentmanagementsysteem of een plugin die het formulier gebruikt. Op elk van die momenten verandert er iets in de techniek eromheen, terwijl het formulier zelf op het oog gewoon blijft werken — de bezoeker vult in, klikt op verzenden, ziet een bevestiging. Wat er daarna met die inzending gebeurt, zie je als kantoor niet.

Ook een simpele wijziging aan jouw kant kan de oorzaak zijn. Een collega die vertrekt en van wie het e-mailadres wordt opgeheven, terwijl dat adres nog in het formulier staat ingesteld. Een nieuwe collega die het oude adres overneemt zonder dat iemand terugkijkt of het formulier daar nog naartoe stuurt. Zulke wijzigingen gaan meestal niet gepaard met een test — waardoor niemand het merkt tot een aanvraag zoekraakt.

De testaanvraag van twee minuten

De oplossing is simpel. Vul elk kwartaal zelf je eigen contactformulier in met een testbericht dat je meteen herkent, bijvoorbeeld met de datum in de tekst. Check binnen een kwartier of de melding aankomt in de inbox die je verwacht — en kijk ook in de spamfolder. Is je formulier gekoppeld aan een CRM of ander systeem, controleer dan apart of de testaanvraag daar ook verschijnt. Een geslaagde testmail zegt namelijk niets over die koppeling.

Zet de test als vaste taak in je agenda, net als je andere kwartaalcontroles. Vier keer per jaar, twee minuten per keer. Meer tijd kost het niet.

Noteer de datum van je laatste test ergens zichtbaar, bijvoorbeeld in een notitie bij je website-gegevens. Zo zie je in één oogopslag of een controle is overgeslagen, in plaats van dat je erop moet vertrouwen dat het wel goed zit. Komt de testmail niet binnen, bel dan direct je websitebeheerder in plaats van het een dag te laten liggen — hoe langer een kapot formulier onopgemerkt blijft, hoe meer aanvragen erdoor verdwijnen.

Wat een gemiste aanvraag je kost

Elke aanvraag die niet aankomt, is een bezoeker die al de stap zette om contact te zoeken — en vervolgens niets meer van je hoort. Die bezoeker gaat er niet van uit dat er iets stuk is. Hij gaat ervan uit dat je niet reageert. Bij een storing van een paar weken kan dat oplopen tot meerdere gemiste aanvragen, zonder dat er ergens een teken van is. Voor een advieskantoor dat leunt op zijn website voor nieuwe klanten, is dat een kostbaar lek — en een onnodig lek.

Hetzelfde geldt voor de reactietijd zodra een aanvraag wél binnenkomt. Reageer je pas na een paar dagen, dan is de bezoeker inmiddels bij een ander kantoor aangeklopt. Een werkend formulier is dus alleen de eerste stap; snel opvolgen is de tweede.

Contaqt bouwt en onderhoudt websites voor advieskantoren, inclusief de formulieren die daarbij horen. Meldingen worden standaard gecontroleerd, zodat een storing bij ons wordt opgemerkt voordat jij ernaar hoeft te vragen. Benieuwd hoe dat eruitziet voor jouw kantoor? Bekijk Contaqt Site.