Dubbele data-invoer tussen systemen voorkomen: waar het misgaat

Waar het misgaat

Een nieuwe klant vul je in bij het CRM. Daarna nog eens bij de boekhouding, en bij veel kantoren ook in een los Excel-bestand ernaast. Drie plekken, drie keer dezelfde naam, hetzelfde adres, hetzelfde telefoonnummer.

Zodra één van die plekken niet wordt bijgewerkt, lopen de gegevens uit elkaar. Een klant verhuist en meldt dat telefonisch. De adviseur past het aan in het CRM, maar vergeet de boekhouding. Drie maanden later gaat de jaarnota naar het oude adres, en moet iemand uitzoeken waarom de betaling uitblijft.

Zulke foutjes zijn op zichzelf klein. Ze stapelen zich op. Een collega belt het verkeerde nummer. Een polisoverzicht klopt niet meer met de werkelijke situatie. Niemand merkt het meteen. Tot een klant erover belt, en dan kost het uitzoeken meer tijd dan de koppeling ooit had gekost.

Bij kantoren met meerdere adviseurs is het probleem groter dan bij een eenpitter. Iedere adviseur voert gegevens op zijn eigen manier in, in zijn eigen tempo. Zonder vaste afspraak over wie wat waar bijwerkt, ontstaan er binnen een paar maanden drie verschillende versies van dezelfde klant. De een weet niet meer welke de juiste is.

Reken het door op kantoorniveau. Tien nieuwe klanten per maand, elk drie keer ingevoerd, kost al snel een paar uur werk dat ook in één keer had gekund. Op jaarbasis zijn dat meerdere werkdagen die verdwijnen in overtypen in plaats van in klantcontact.

De koppeling staat er vaak al

De meeste CRM-systemen, boekhoudpakketten en intaketools bieden een exportfunctie of een koppeling met andere software. Veel kantoren weten dat niet. Of ze hebben het ooit geprobeerd, liepen tegen een foutmelding aan en lieten het daarna liggen. Het handwerk blijft dan de standaard, terwijl de techniek voor een koppeling meestal allang aanwezig is.

Vraag je softwareleverancier welke koppelingen beschikbaar zijn voordat je zelf iets gaat bouwen. Veel pakketten werken met een standaard CSV-export, een vaste koppeling met bekende CRM's, of een API die een IT'er in een middag aansluit. Dat is vergelijkbare tijdswinst als wanneer Contaqt Premium het schrijven van je artikelen overneemt: één keer regelen, en daarna blijft het weg.

Soms is de koppeling geen technisch probleem maar een organisatorisch probleem. Twee leveranciers wijzen naar elkaar, of niemand op kantoor heeft de tijd gekregen om het uit te zoeken. Zet het dan op de agenda als een los project, met een duidelijke eigenaar en een deadline. Zonder eigenaar blijft het liggen, net als nu.

Werken je systemen nog niet samen? Vraag dan eerst na of een koppeling via een standaardformat zoals CSV volstaat voordat je overweegt maatwerk te laten bouwen. Maatwerk kost meer en moet onderhouden worden bij elke update van een van de twee systemen.

Begin bij de grootste ergernis

Vraag je binnendienst waar de dubbele invoer het meest voorkomt. Dat is vaak niet het ingewikkeldste proces, maar het proces dat het vaakst terugkomt: nieuwe klanten, adreswijzigingen, polismutaties. Koppel dat eerst.

Een koppeling instellen kost een paar uur, soms een dagdeel met een IT'er erbij. Dat verdien je terug zodra niemand meer drie keer dezelfde gegevens hoeft over te typen. En de tijdwinst is niet het enige voordeel: minder overtypen betekent ook minder kans op een verkeerd adres of een verwisseld telefoonnummer.

Niet elk systeem laat zich koppelen. Een oud boekhoudpakket zonder API, of een intaketool die alleen handmatige export ondersteunt, blijft soms een eigen eilandje. Kies dan voor een vast overdrachtsmoment, bijvoorbeeld elke vrijdag een export inlezen, in plaats van gegevens los per klant over te typen zodra ze binnenkomen. Dat is niet de ideale oplossing, maar wel een stuk minder foutgevoelig dan losse invoer door de week heen.

Gegevens die via je website binnenkomen, hoef je op dezelfde manier maar een keer over te nemen in je eigen systeem. Niet bij de intake, niet bij het CRM, en niet nog een keer in de boekhouding. Dat is precies waar Contaqt in meedenkt: een website die niet op zichzelf staat, maar aansluit op hoe je kantoor al werkt.