Vakantieplanning voor een klein kantoor: bereikbaar blijven zonder dat iedereen tegelijk vrij is

Vraag het rooster vroeg

Een klein kantoor plant de zomer vaak per adviseur, ieder los van de ander z'n agenda. De een boekt een huisje in Frankrijk zodra de schoolvakantie bekend is, de ander wacht af tot het laatste moment. Vraag daarom al in januari of februari naar de voorkeursweken, ruim voordat er iets geboekt wordt, bijvoorbeeld kort tijdens het eerste teamoverleg van het jaar. Laat iedere adviseur twee voorkeursweken opgeven en één week waarin hij of zij desnoods kan schuiven. Zet dat naast elkaar in een gedeeld overzicht, een los blok in de gezamenlijke agenda is al genoeg. Overlap valt dan meteen op, nog voordat er een vlucht is geboekt.

Dan is er nog ruimte om te onderhandelen. Niemand heeft het gevoel dat zijn vakantie wordt ingeperkt, want de keuze ligt nog open. Bij een kantoor van twee adviseurs los je één overlappende week meestal op door een paar dagen te schuiven, zeker als de een liever eerder gaat en de ander later. Bij drie of meer collega's loont het om één vaste persoon dit rooster te laten bijhouden, zodat het niet van mond tot mond gaat en ergens tussen de bedrijven door vergeten wordt. Wissel die taak gerust jaarlijks, zodat niet steeds dezelfde adviseur eraan herinnerd moet worden. Twee van de drie adviseurs aanwezig is zelden een probleem. De week dat niemand er is, is dat wel.

Dichte deur, geen stilte

Blijft er, ondanks het schuiven, toch een week over waarin niemand aanwezig is, regel dan vooraf een vorm van bereikbaarheid. Een collega van een ander kantoor in de buurt die voor die week meeleest in de mailbox, of een voicemailtekst met een duidelijk alternatief nummer, voorkomt dat een klant met een spoedvraag een week moet wachten op antwoord. Denk aan een afgekeurd bod op een huis, een hypotheekrente die net op de valreep vastgezet moet worden, of een dossier dat deze week nog getekend moet zijn bij de notaris. Dat soort vragen wacht niet op een rooster, ook al is de rest van het kantoor met goed recht op vakantie.

Zet de sluitingsweek daarom ook zichtbaar op de website en in de automatische e-mailreactie, met een concrete datum waarop je weer bereikbaar bent. Een klant die vooraf weet dat het kantoor van 14 tot en met 18 juli dicht is, plant zijn eigen vraag daar simpelweg omheen. Een klant die dat niet weet, belt drie keer en raakt geïrriteerd. Dat verschil zit in één zin op de homepage en in de voicemail, en kost geen moeite om vooraf klaar te zetten. Hoe je de telefonische bereikbaarheid ook de rest van het jaar regelt, zonder de hele dag zelf op te hoeven nemen, lees je in een ander artikel in deze kennisbank.

Een goede voicemailtekst doet meer dan je zou denken: "Het kantoor is deze week gesloten, voor spoed bel je naar..." voorkomt irritatie veel beter dan een voicemail die alleen meldt dat je later terugbelt. Dezelfde boodschap bovenaan de homepage, in plaats van weggestopt in de footer, bespaart je een stapel gemiste oproepen op de eerste werkdag na de vakantie.

De nieuwsbrief wacht niet op het rooster

Een nieuwsbrief die in juli overslaat omdat niemand er tijd voor had, valt op, juist in de maand dat klanten zelf ook meer tijd hebben om te lezen. Dat is zonde, want een vakantieperiode is precies het moment waarop content goed gelezen wordt. Contaqt Basis plant de content al weken van tevoren in en verstuurt de nieuwsbrief gewoon door, ongeacht wie er op dat moment op kantoor aanwezig is. De content staat al klaar, lang voordat het rooster een probleem wordt.

De deur is dicht. Het kantoor niet. Bekijk wat Contaqt Basis voor jouw kantoor doet, ook in de weken dat er niemand aanwezig is.