AFM-vergunningscontrole voorbereiden zonder tijdverlies

Wat de AFM precies wil zien

De vragenlijst bij een AFM-controle verandert weinig van jaar tot jaar. Ze vraagt naar je vergunninggegevens, de PE-punten van iedereen met een adviesbevoegdheid, een registratie van klachten en de onderbouwing van een steekproef klantdossiers. Soms komt daar een integriteitsverklaring van medewerkers bij, of een overzicht van de producten waarvoor je kantoor is geregistreerd. Niets daarvan is een verrassing. Het zijn gegevens die je kantoor toch al bijhoudt, alleen niet op één plek.

Dat is meteen het probleem. Een PE-certificaat staat in een mail van de opleider die drie maanden geleden is binnengekomen. De klachtenregistratie staat in een Excel-bestand dat niemand meer opent. Klantdossiers zitten verspreid over het CRM, een netwerkschijf en soms nog een papieren map. Pas als de aankondiging van de controle binnenkomt, ga je alles bij elkaar zoeken. En dat is het moment waarop het paniekwerk begint: twee collega's die tegelijk in dezelfde mailbox zoeken naar een certificaat dat niemand meer kan terugvinden.

Dat kost meer dan een vervelende week. Een onvolledige of te late aanlevering aan de AFM leidt vaak tot een tweede ronde vragen, en die tweede ronde duurt langer dan de voorbereiding zelf had gekost als de map er al lag.

Eén verzamelplek, het hele jaar door

Maak een vaste map met submappen per onderdeel van de controle, en vul die doorlopend. Een PE-certificaat gaat erin zodra het binnenkomt, niet pas als de AFM erom vraagt. Hetzelfde geldt voor een klacht: registreer hem op het moment dat hij binnenkomt, met datum, aard en afhandeling, in plaats van achteraf te reconstrueren wat er precies is gebeurd. Een vaste naamgeving voor bestanden — jaar, onderdeel, naam — scheelt daarbij zoektijd: je herkent een bestand zonder het te hoeven openen.

Voor klantdossiers werkt een vaste structuur op dezelfde manier als een documentenbibliotheek voor klantvragen: je zoekt een steekproefdossier niet meer bij elkaar uit losse mappen, maar haalt het in een paar klikken uit een vaste indeling. Zo'n structuur bouw je één keer op. Daarna onderhoud je hem met minuten per week, niet met uren per kwartaal.

Leg ook vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij een kantoor met meerdere adviseurs is het al snel onduidelijk wie de PE-registratie van een collega bijhoudt. Eén naam per onderdeel voorkomt dat iedereen ervan uitgaat dat een ander het doet. Dat geldt ook voor een nieuwe medewerker: zijn of haar eerste PE-certificaat hoort vanaf dag één in dezelfde map als die van de rest van het team, niet in een inbox die iemand later moet uitzoeken.

Spreid het over twaalf maanden

Een controle voorbereiden hoort niet bij het soort werk dat je in één weekend inhaalt. Zet het op de agenda als vast onderdeel van je vaste administratiemiddag: elke maand een kwartier om de verzamelmap bij te werken, PE-bewijzen te checken en te kijken of er klachten zijn blijven liggen. Twaalf keer een kwartier is drie uur per jaar. Dat is minder dan de tijd die één late avond kost, op zoek naar een zoekgeraakt certificaat.

Neem in dat maandelijkse rondje drie vaste vragen mee: zijn alle PE-punten van deze maand binnen en opgeslagen, staat elke klacht van deze maand geregistreerd, en is er een nieuw klantdossier dat als voorbeeld in de steekproefmap thuishoort? Noteer de datum van dat laatste rondje vooraan in de map, zodat je in één oogopslag ziet hoe actueel alles is.

Komt de aankondiging van de AFM dan toch, dan is er niets te verzamelen. De map is er al. Je stuurt door wat gevraagd wordt en gaat verder met je dag — precies zoals je klanten regelmatig van je horen zonder dat je daar zelf aan hoeft te denken, via de nieuwsbrieven die Contaqt Basis automatisch namens jouw kantoor verstuurt.