Een vaste administratiemiddag: zo loopt je week niet vol

Schakelen is duurder dan het lijkt

Een polismutatie hier, een mailtje daar, tussendoor een document scannen. Los is het allemaal klein. Bij elkaar vult het zo een halve dag, verspreid over je hele week. En het echte verlies zit niet eens in die minuten zelf.

Het zit in de aandacht. Je hangt op na een adviesgesprek en duikt meteen in een formulier, terwijl je hoofd nog bij die klant zit. Reken het eens uit: tien onderbrekingen per dag, elke keer een paar minuten om weer op gang te komen, en je bent bijna een uur kwijt aan puur opstarten. Schakelen kost focus.

Eén blok waar al het kleine werk samenkomt

Kies een vast moment in de week en bestem dat voor administratie. De vrijdagmiddag werkt voor veel adviseurs, omdat de week dan toch uitloopt. Alles wat binnenkomt en geen directe actie vraagt, leg je opzij in één bakje of één lijst. Je behandelt het niet meteen. Je verzamelt het.

Op dat blok werk je de hele stapel in één keer weg. Je zit al in de modus en hoeft niet twintig keer opnieuw te beginnen. Wat echt niet kan wachten doe je natuurlijk gewoon, de rest parkeer je tot vrijdag. Eén keer schakelen in plaats van de hele dag door. Dat scheelt.

De rest van je week houd je vrij voor advies

Je klanten komen voor je advies, niet voor de administratie eromheen. Door het kleine werk te bundelen houd je je andere dagen open voor de gesprekken waar het echt om draait. Wil je dat blok beschermen tegen versnippering, kijk dan ook eens naar een vast marketingblok van 90 minuten, hetzelfde principe, andere taak.

Eén soort werk hoeft trouwens helemaal niet op je administratiemiddag te landen: je marketing. Contaqt Basis schrijft en verstuurt je nieuwsbrief in jouw naam, automatisch. Zo blijf je in beeld bij je klanten zonder dat het een plek vraagt in dat ene vrije blok.