Behandel mail op vaste momenten
De meeste adviseurs hebben hun mail de hele dag openstaan. Elke nieuwe melding trekt je weg uit waar je mee bezig bent, en na elke onderbreking duurt het minuten voordat je weer scherp bent. Dat schakelen is de echte tijdvreter, niet het beantwoorden zelf.
Kies twee of drie vaste momenten per dag waarop je je mail doorneemt. Bijvoorbeeld om negen uur, na de lunch en aan het eind van de middag. Daartussen staat je inbox dicht. Een klant die je binnen een dag antwoordt, merkt het verschil niet — jij wel. Je werkt rustiger.
Beslis per mail in één keer
Open je je inbox, neem dan elke mail één keer beet en beslis meteen wat ermee gebeurt. Kan het in twee minuten? Doe het nu. Hoort het bij iemand anders? Stuur het door. Kost het meer werk? Zet het als taak in je agenda. Is het klaar of niet relevant? Archiveer het.
Zo voorkom je de stapel mails die je drie keer opent zonder er iets mee te doen. Elke mail die je laat staan, lees je later opnieuw. Dat is dubbel werk. Eén keer lezen, één keer beslissen.
Maak een sjabloon van wat je vaak typt
Veel klantvragen lijken op elkaar: dezelfde uitleg over een renteaanbod, dezelfde stappen na een aanvraag. Schrijf die antwoorden één keer goed uit en bewaar ze als sjabloon. Dan pas je alleen de naam en het bedrag aan, in plaats van elke keer opnieuw te beginnen. In ons artikel over sjablonen voor klantmails lees je hoe je daar een vaste set van maakt.
Een opgeruimde inbox geeft je tijd terug. Die tijd besteed je liever aan je klanten dan aan het schrijven van je nieuwsbrief of je artikelen. Dat deel neemt Contaqt Premium van je over: content die klinkt alsof je het zelf hebt geschreven, verstuurd onder jouw naam. Jouw hoofd blijft vrij voor het advies.