Jaarlijkse software-opschoning: welke abonnementen gebruik je nog?

Hoe een abonnement jarenlang blijft hangen

Een abonnement wordt nooit in één dag overbodig. Het gebeurt geleidelijk: een collega die het tool beheerde vertrekt, een nieuwe aanbieder neemt het werk over, of je kantoor groeit uit een functie heen. De rekening blijft gewoon komen, meestal via automatische incasso, tussen de andere kosten op je bankafschriften. Niemand controleert het uit zichzelf.

Bij een kantoor met vijftien of twintig abonnementen — een CRM, een planningstool, een nieuwsbriefdienst, een losse opslagdienst, een vergelijkingstool die ooit een proefperiode had — tellen die paar tientjes per maand op tot een paar duizend euro per jaar. Dat is geld dat je net zo goed aan iets nuttigs besteedt. En het gaat niet alleen om geld: elk los account is ook een plek waar klantgegevens staan die je niet meer actief beheert.

Juist die oude accounts verdienen aandacht. Een collega die twee jaar geleden vertrok, heeft misschien nog toegang tot een tool waar klantdossiers in staan. Dat wordt zelden met kwade bedoelingen misbruikt, maar het hoort niet meer bij hoe je kantoor nu werkt. Een wachtwoordwijziging en het intrekken van die toegang horen net zo bij de opschoonronde als het opzeggen van de rekening zelf.

Een vaste opschoonronde, in een ochtend

Plan één ochtend per jaar vast in, bijvoorbeeld in januari naast de jaaroverzichten die er toch al liggen. Loop eerst je bankafschriften van de afgelopen twaalf maanden door en zet elk terugkerend bedrag op een lijst, ook de kleine bedragen van tien of twintig euro. Vraag per abonnement aan je collega's wie het gebruikt en waarvoor, in plaats van dat zelf uit te zoeken. Dat is het hele plan.

Je ontdekt bij zo'n ronde bijna altijd iets dat niemand meer kan verklaren: een los Dropbox-account naast de gedeelde schijf, een tweede planningstool naast de agenda die iedereen al gebruikt, een testaccount dat het team nooit heeft ingevoerd maar dat na de proefmaand gewoon is blijven doorlopen. Zulke abonnementen zeg je op dezelfde ochtend op.

Noteer bij elk abonnement meteen de opzegtermijn en het eerstvolgende moment waarop je nog kosteloos kunt stoppen. Veel jaarabonnementen verlengen zichzelf automatisch dertig of zestig dagen voor de einddatum, en die termijn mis je zonder notitie net zo makkelijk als de abonnementen zelf.

Wat je checkt bij elk abonnement

Stel bij elk abonnement op de lijst drie vragen. Gebruikt iemand het nog, en hoe vaak? Doet een tool dat je al hebt hetzelfde werk, misschien zelfs beter? En past de prijs nog bij wat het oplevert, of betaal je voor functies die je nooit aanraakt? Een abonnement dat bij twee van de drie vragen een nee oplevert, zeg je op. Wijs één persoon aan die de lijst bijhoudt — meestal degene die de boekhouding of de bankafschriften al checkt — zodat de ronde niet weer verwatert tussen andere taken.

Durf je een opzegging niet meteen door te voeren, zet dan de opzegtermijn in je agenda in plaats van de hele ronde uit te stellen tot volgend jaar. Zo bouw je een vangnet in zonder dat twijfel over één tool de rest van de opschoonactie tegenhoudt. Bel ook gerust de aanbieders die je wel wilt houden: na een paar jaar klantschap is onderhandelen over de prijs vaak net zo lonend als opzeggen.

Deze ronde is ook een goed moment om te kijken of je klantdossiers nog overzichtelijk zijn — lees daarvoor de jaarlijkse opschoonactie voor digitale klantdossiers. Tools die blijven staan, verdienen nog een korte check: staat de koppeling met je CRM goed, en werkt iedereen in het team met dezelfde versie?

Een opschoonronde kost een ochtend en scheelt maand na maand geld en overzicht. De tijd die je daarmee vrijmaakt, besteed je liever aan de content die naar je klanten gaat. Contaqt Basis verzorgt die nieuwsbrieven automatisch, in jouw naam, zodat daar nooit apart tijd voor hoeft vrij te maken.