Een concurrent stopt of gaat failliet: hoe je vrijkomende klanten benadert

Het verschil tussen alert zijn en opportunisme

Een kantoor dat stopt, meldt dat zelden uit zichzelf. Je hoort het via een KvK-uittreksel dat niet meer actief is, een stukje in de regionale krant, of een collega-adviseur die het nieuws al kent. Soms staat de mededeling gewoon op de site van het gestopte kantoor zelf: dienstverlening eindigt per een bepaalde datum, zonder opvolger. Bij een faillissement gaat het sneller en ruwer. Een curator neemt de zaken over, klanten krijgen geen nette overdracht en moeten zelf op zoek naar iemand die hun dossier verder oppakt. Een ingetrokken AFM-vergunning is een ander signaal: dat staat gewoon in het openbare register.

Het moment waarop jij het weet, is ook het moment waarop andere kantoren in de buurt het weten. Een massamail binnen een dag na het nieuws, met een boodschap als 'wij nemen je polis graag over', voelt voor klanten als opportunisme. Ze verwerken nog dat hun vertrouwde adviseur wegvalt. Een verkooppraatje past daar niet bij. Dezelfde terughoudendheid geldt voor het rechtstreeks bellen van klanten van wie je het telefoonnummer toevallig nog hebt uit een eerder samenwerkingsverband. Dat voelt al snel als klantenjacht, ook als de bedoeling goed is.

Wat wel werkt: zichtbaar zijn, niet werven

Klanten van een gestopt kantoor zoeken zelf een opvolger. Via een zoekopdracht als 'hypotheekadviseur Zwolle', bijvoorbeeld. Soms wijst de notaris of de makelaar een naam aan, soms noemt een kennis er een bij de koffie. Die klanten vind je niet met een brief. Je vindt ze met lokale zichtbaarheid die er al staat voordat het nieuws naar buiten komt. Een actueel Google-bedrijfsprofiel, reviews die kloppen en een website die duidelijk maakt in welke plaatsen je werkt, doen op dat moment meer dan een snelle actie achteraf.

Wacht niet te lang met die zichtbaarheid op orde brengen. De meeste klanten van een gestopt kantoor regelen een nieuwe adviseur binnen enkele weken, vaak al voordat de polis of de hypotheek zelf om actie vraagt. Zichtbaarheid die je pas opbouwt nadat het nieuws een maand oud is, komt voor deze groep te laat. Voor de volgende keer dat een concurrent stopt, telt het wel weer mee.

Positioneer je aanbod als een vrijblijvende check, niet als een overname. Een tweede mening voelt voor iemand die net zijn adviseur kwijt is laagdrempeliger dan een nieuw contract. Je kijkt gewoon mee naar de bestaande hypotheek of verzekeringen, zonder dat er meteen een handtekening bij moet. Dat verlaagt de drempel voor iemand die toch al onrustig is over de situatie. Het geeft je ook de kans om het dossier rustig te leren kennen voordat je iets voorstelt.

Laat je notaris- en makelaarscontacten weten dat je ruimte hebt voor nieuwe klanten. Zij horen vaak als eerste dat een kantoor stopt, omdat klanten het bij hen navragen tijdens een overdracht of een taxatie. Een korte boodschap, geen folder, is genoeg: "Mocht je klanten spreken die zonder adviseur zitten, denk dan aan ons." Die route werkt beter dan een advertentie, omdat de aanbeveling via een vertrouwd persoon komt in plaats van via jouw eigen kantoor.

Eén signaal, dan laten liggen

Een kort, feitelijk bericht werkt beter dan een wervingscampagne. "Kantoor X in [plaats] stopt per [datum]. Ben je op zoek naar een nieuwe adviseur, dan maken we graag tijd voor een vrijblijvend gesprek." Geen verwijzing naar het faillissement zelf, geen haakje naar de reden waarom het kantoor stopt. Dat voelt al snel ongepast, zeker als klanten de voormalige adviseur nog kennen als iemand uit de buurt.

Gaat het om een formele overname van het hele klantenbestand, dan gelden andere regels en andere verplichtingen. Lees dan hoe je klanten na een portefeuilleovername informeert, want dat is een ander proces dan het losse signaal dat je hier stuurt. Bij een overname ben jij de nieuwe adviseur en communiceer je dat rechtstreeks. Bij een kantoor dat zonder opvolger stopt, zoeken klanten zelf. Zichtbaarheid is dan de weg naartoe, niet een brief met jouw logo erop.

Contaqt Podium kan zo'n actueel signaal oppakken als een rustige social post, getimed op het moment dat het nieuws bekend wordt en meegenomen in de vaste planning van drie berichten per week op LinkedIn, Facebook en Instagram.