Digitaal laten ondertekenen in plaats van printen en inscannen

Waar de tijd nu precies in gaat zitten

Printen voelt als een kleine handeling. Dat is het ook, één keer. Het probleem zit in de optelsom: een adviesrapport printen, een handtekeningenblad toevoegen, het document naar de klant sturen of meegeven, wachten tot het terugkomt, inscannen en opslaan in het dossier. Bij een kantoor met honderden klanten per jaar loopt dat op tot dagen werk die nergens in een urenstaat als "advies" terugkomen.

Het kost ook tijd die niet bij jou ligt. Een klant die het document kwijtraakt tussen de post, of vergeet terug te sturen, zorgt voor een tweede ronde printen en versturen. Een dossier blijft dan onnodig lang openstaan, iets waar je bij een adviesrapport dat al volgens een vast sjabloon loopt juist vanaf wilt zijn.

Een digitale handtekening verandert die keten in drie stappen: document klaarzetten, klant ondertekent op een telefoon of laptop, bestand komt automatisch terug in het dossier. Geen printer, geen envelop, geen scan die ergens in een andere map belandt dan waar hij hoort.

Wat juridisch wel en niet mag

Een elektronische handtekening is in Nederland rechtsgeldig. De wet stelt geen vaste technische eis, maar vraagt wel dat de methode de identiteit van de ondertekenaar voldoende aantoont. Voor het grootste deel van je documenten, zoals een dienstverleningsdocument of een adviesrapport, volstaat een eenvoudige elektronische handtekening.

Bij een klein aantal documenten ligt dat anders. Een hypotheekakte bij de notaris vraagt om een zwaardere, gekwalificeerde handtekening met extra identiteitscontrole. Twijfel je of een document in die categorie valt, vraag het dan na bij de partij die het sjabloon aanlevert, meestal de geldverstrekker of de notaris zelf. Voor de rest van je documentstroom is dat niet nodig.

De keuze voor een tool is dan ook minder een juridische vraag dan een praktische. Je zoekt een ondertekentool die past bij de Nederlandse eisen, zich laat koppelen aan je bestaande sjablonen en het ondertekende bestand automatisch op de juiste plek in het dossier zet. Dat laatste scheelt het meest: zonder die koppeling verzamel je alsnog losse bestanden die je handmatig moet wegzetten.

Hoe je het klein en werkend houdt

Begin bij het document dat het vaakst voorbijkomt, meestal het dienstverleningsdocument of het adviesrapport. Richt daar één vast proces voor in: hetzelfde sjabloon, dezelfde begeleidende tekst, dezelfde plek waar het resultaat landt. Pas als dat soepel loopt, breid je uit naar andere documenten.

Leg uit wat er gebeurt, kort, in de e-mail die de klant ontvangt. Niet iedereen is gewend aan digitaal ondertekenen, ook al kennen de meeste klanten het al van hun bank. Een paar zinnen over hoe het werkt, voorkomt een telefoontje met een vraag die je had kunnen voorzien.

Stel ook een herinnering in voor documenten die een paar dagen blijven liggen. De meeste tools doen dat automatisch. Zo zie je in één overzicht welk dossier stilligt, in plaats van dat je er pas achter komt als de klant er zelf naar vraagt.

Een kantoor dat dit voor het eerst invoert, hoeft niet in één keer alles om te gooien. Begin met één documenttype, laat zien dat het werkt, en breid daarna uit. Minder printen, minder scannen, minder dossiers die wachten op een handtekening die ergens tussen de post is blijven liggen. Contaqt Basis houdt je klanten intussen op de hoogte met een nieuwsbrief die net zo automatisch draait, zodat je die tijdwinst ook echt voelt.