E-mailregels die je postvak automatisch sorteren

Wat een mailregel voor je doet

Een mailregel — in Gmail een filter, in Outlook een regel — herkent een patroon in binnenkomende e-mail: de afzender, een woord in het onderwerp of een domeinnaam. Vindt het programma dat patroon, dan voert het automatisch een actie uit. De mail verplaatsen naar een map, een label toevoegen of meteen als gelezen markeren.

Je zet de regel één keer op. In Outlook ga je naar Bestand > Regels en meldingen > Nieuwe regel, kies je een voorwaarde en koppel je daar een map aan. In Gmail klik je op het filter-icoon rechts in de zoekbalk, vul je het zoekcriterium in en kies je 'Filter maken'. Geen extra app nodig, geen abonnement erbij.

Beide programma's doorlopen je regels in volgorde, van boven naar beneden. Zet de regel voor nieuwe aanvragen daarom bovenaan de lijst, zodat die mail niet eerst door een bredere regel wordt opgepikt en in de verkeerde map belandt.

Een voorbeeld: komt het onderwerp overeen met "hypotheekaanvraag" of "offerte aanvragen", verplaats de mail dan naar de map "Nieuwe aanvragen" en markeer hem meteen als ongelezen, ook als je hem al hebt geopend. Zo blijft hij zichtbaar totdat je er echt iets mee hebt gedaan, in plaats van dat hij wegzakt zodra je er even naar hebt gekeken.

Drie regels die voor een advieskantoor het verschil maken

Niet elk postvak heeft dertig mappen nodig om overzichtelijk te worden. Drie regels dekken bij de meeste advieskantoren het grootste deel van de mailstroom al af.

Mail met "aanvraag", "offerte" of "nieuwe klant" in het onderwerp hoort in een map boven in je postvak, zodat een nieuwe lead niet wegzakt tussen lopende dossiers. Veel adviessoftware gebruikt vaste onderwerpregels voor aanvragen vanaf de website — kijk daar eerst naar, dan hoef je zelf geen trefwoorden te raden.

Mail van geldverstrekkers, verzekeraars en softwareleveranciers kun je naar een map "Administratie" sturen, die je aan het eind van de week in één keer doorloopt. Dat voorkomt dat een factuurherinnering tussen klantmail opduikt op een moment dat je daar niet voor zit.

En mail van vaste samenwerkingspartners — de notaris, de makelaar waarmee je vaak dezelfde klanten deelt — zet je in een eigen map per relatie, zodat de hele briefwisseling bij elkaar staat zodra je zo'n klant aan de telefoon hebt. Drie regels zijn genoeg.

Werk je met meerdere collega's in hetzelfde postvak? Dan is een gedeelde inbox vaak een logische aanvulling op deze regels: de mail is al gesorteerd, en iedereen ziet in één oogopslag wat er nog open staat.

Maak voor je grootste of meest trouwe klanten een uitzondering: zet voor hun vaste e-mailadres een regel die juist voorrang geeft, bijvoorbeeld met een kleurlabel in plaats van een verplaatsing naar een map. Zo val je niet in de valkuil dat automatisering je verder van je belangrijkste klanten af zet in plaats van dichterbij.

Een kwartier instellen, iedere dag tijd terug

Drie regels instellen kost een kwartier, eenmalig. Daarna scrol je niet meer langs dezelfde tien mails om bij de ene aanvraag te komen die aandacht nodig heeft. Reken op vijf tot tien minuten per dag die je niet meer kwijt bent aan zoeken en wegklikken — over een werkweek loopt dat op tot bijna een uur. Controleer na een week of de regels goed staan.

Een filter die te breed is ingesteld — bijvoorbeeld op een heel domein in plaats van één afzender — kan ook relevante klantmail wegstoppen. Stel hem dan scherper in, op het exacte e-mailadres in plaats van het hele domein. Plan ook een vast moment per kwartaal om je regels na te lopen: een samenwerking stopt, een geldverstrekker verandert zijn afzenderadres, en dan heeft een oude regel geen nut meer.

Wil je ook voorkomen dat je eigen nieuwsbrief tussen die administratiemail verdwijnt? Contaqt Basis zorgt dat jouw nieuwsbrief en contentmail net zo overzichtelijk bij je klanten binnenkomt als jij het bij jezelf hebt ingericht.