Een privacyverklaring op je website: meer dan een verplicht nummer

Wat er verplicht in moet staan

Een privacyverklaring beschrijft welke gegevens je verzamelt, met welk doel en hoe lang je ze bewaart. Voor een advieskantoor gaat het minimaal om naam, contactgegevens en de inhoud van een contact- of adviesformulier. Noem ook de grondslag: meestal toestemming voor de nieuwsbrief en de uitvoering van een overeenkomst voor het adviestraject zelf. Die twee grondslagen vragen om een aparte vermelding, want de regels verschillen. Toestemming kun je intrekken, een overeenkomst niet zomaar.

Bij een adviesdossier ligt de bewaartermijn vaak hoger dan bij een los contactformulier, omdat de sector eigen bewaarplichten kent. Vermeld dat onderscheid apart: een contactformulier dat nooit tot een klant leidt, hoeft niet jarenlang bewaard te blijven. Een afgesloten hypotheek- of verzekeringsdossier wel, en die termijn hoort in de tekst met een concreet aantal jaren, niet met een vage verwijzing naar "de wettelijke termijn".

Sluit af met de rechten van de bezoeker: inzien, corrigeren, laten verwijderen en een klacht indienen. Een link naar de Autoriteit Persoonsgegevens hoort daarbij, voor wie er met het kantoor zelf niet uitkomt.

Wat vaak ontbreekt, is een aparte vermelding van externe partijen. Denk aan een verzendplatform voor de nieuwsbrief, een CRM, een boekhoudpakket of een tool voor online afspraken. Voor elke partij die met persoonsgegevens werkt, hoort er een verwerkersovereenkomst te liggen, en de naam of in elk geval de categorie van die partij hoort in de privacyverklaring.

Waarom leesbaarheid net zo zwaar telt

Niemand leest twee kantjes juridische taal. Een privacyverklaring vol wetsverwijzingen en lange bijzinnen wordt door vrijwel niemand gelezen, en dat ondermijnt het hele doel van de tekst. Bij een financieel advieskantoor is dat een gemiste kans: een bezoeker deelt op het contactformulier vaak al een inkomen, een hypotheekbedrag of een BSN, nog voordat er een adviesgesprek heeft plaatsgevonden. Een heldere tekst zonder overbodig jargon geeft op precies dat moment net dat beetje extra vertrouwen.

Schrijf daarom in gewone taal. In plaats van "de verwerkingsverantwoordelijke hanteert een bewaartermijn conform de AVG" volstaat "we bewaren je gegevens twee jaar na het laatste contact, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft." Korte zinnen, concrete termijnen, geen wetsartikelen zonder uitleg. Zo schrijf je sowieso al voor de rest van je site.

Knip de tekst op in korte kopjes: welke gegevens, met welk doel, hoe lang bewaard, met wie gedeeld, welke rechten. Een bezoeker die naar één antwoord zoekt, zoals de bewaartermijn van zijn dossier, moet dat kunnen vinden zonder de hele verklaring te lezen.

Een tekst die klopt met je eigen praktijk

Een privacyverklaring overnemen van een collega-kantoor is verleidelijk, maar riskant. Werkt jouw kantoor met een ander CRM, een ander boekhoudpakket of een extra dienst zoals hypotheekadvies naast verzekeringen? Dan klopt een overgenomen tekst op punten niet meer, en dat valt op zodra iemand hem naast de praktijk legt.

Hetzelfde geldt voor een verklaring die je jaren geleden hebt laten opstellen en sindsdien niet meer hebt aangepast. Een nieuwe dienst, een nieuw formulier op de site of een overstap naar een ander boekingssysteem verandert wat je moet vermelden. Zet een jaarlijkse controle in je agenda, net als bij de jaarlijkse digitale opschoonactie, zodat de tekst nooit meer dan een jaar achterloopt op de praktijk.

Zet de link in de footer van elke pagina, niet verstopt onder een submenu. Verwijs er ook naar vanaf elk formulier, direct bij het veld waar iemand zijn gegevens invult. Zo weet een bezoeker op het moment zelf wat er met die gegevens gebeurt, in plaats van pas achteraf.

Werk je met meerdere adviseurs of vestigingen? Noem dan één contactpersoon voor privacyvragen, met een rechtstreeks e-mailadres. Een verklaring die verwijst naar "de directie" zonder naam voelt afstandelijk. Dat is precies het tegenovergestelde van de toon die je op de rest van je site aanhoudt.

Contaqt Website levert deze pagina standaard mee bij de bouw van een nieuwe kantoorsite, afgestemd op de dienstverlening van dat specifieke kantoor. Benieuwd hoe we dat aanpakken? Bekijk Contaqt Website.