Je website klaarmaken voor een fusie of samenwerking tussen twee kantoren

Kies eerst welk domein leidend wordt

Bij een fusie is de eerste vraag niet hoe de nieuwe site eruitziet, maar welk domein blijft bestaan. Meestal wint het kantoor met de langste geschiedenis of de sterkste naamsbekendheid in de regio, en dat is een redelijke maatstaf. Soms is geen van beide namen vanzelfsprekend leidend, en kiezen kantoren voor een derde, gezamenlijke naam. Dat kan werken, maar het kost tijd: een nieuwe naam moet nog bekendheid opbouwen terwijl de oude twee juist al vertrouwd zijn bij bestaande klanten.

Het verdwijnende domein verdwijnt niet zomaar van de kaart. Een zorgvuldige set redirects stuurt bezoekers en zoekmachines naar de juiste nieuwe pagina's door, zodat jaren aan opgebouwde vindbaarheid niet verloren gaat. Dat geldt niet alleen voor de homepage: elke dienstenpagina, elk kennisbankartikel en elke contactpagina van het oude domein verdient een eigen doorverwijzing naar de bijpassende pagina op de nieuwe site, niet één generieke redirect naar de homepage.

Regel dit vóór de livegang, niet erna. Een oud webadres dat ineens een foutmelding toont, wekt weinig vertrouwen bij een klant die net hoort dat zijn adviseur van naam verandert. Zet in diezelfde week ook het Google-bedrijfsprofiel en de social kanalen van het verdwijnende kantoor door, anders wijst een deel van je eigen verkeer straks naar een dode pagina.

Combineer de content van twee kantoren

Twee kantoren hebben twee manieren van schrijven, twee versies van dezelfde dienst en twee fotocollecties. Knip-en-plak werkt hier niet. Bekijk per dienst welk kantoor de sterkste tekst heeft en bouw daaruit één nieuw verhaal, geschreven vanuit het gezamenlijke kantoor en niet vanuit de twee oude merken naast elkaar. Een bezoeker die beide oude sites al kende, moet de nieuwe tekst niet herkennen als een optelsom.

Hetzelfde geldt voor het team. Eén overzicht met alle adviseurs werkt beter dan twee teampagina's die toevallig onder hetzelfde dak staan — een bezoeker moet in één oogopslag zien wie waarvoor te benaderen is, en welke adviseur welk kantoor straks bemant. Verandert er iemand van functie of vertrekt een adviseur in dit proces, dan is dezelfde zorgvuldigheid nodig als bij elke personeelswijziging op de site.

Let ook op de kleinere, feitelijke details die snel over het hoofd worden gezien: adres, telefoonnummer en openingstijden moeten op de nieuwe site, in het Google-bedrijfsprofiel en in elke social bio exact overeenkomen. Twee kantoren die samengaan, hebben al snel twee adressen, twee telefoonnummers en twee manieren om de vestigingsplaats te schrijven. Die moeten eerst op elkaar aansluiten voordat de site live gaat.

Ook de beelden op de site verdienen een keuze. Twee kantoren hebben zelden dezelfde fotostijl: de ene site werkt met studiofoto's, de andere met een foto op kantoor. Kies één stijl voor de nieuwe site en maak zo nodig nieuwe foto's van het hele team samen. Een site met twee fotostijlen door elkaar oogt nog steeds als twee kantoren die toevallig op dezelfde pagina staan.

Klanten geruststellen: de volgorde die verwarring voorkomt

Een bestaande klant die toevallig op de site belandt, wil drie dingen snel weten: verandert mijn adviseur, verandert mijn polis of hypotheek, en bij wie moet ik straks zijn. Zet die antwoorden vooraan, niet onderaan een nieuwsbericht dat wegzakt in het archief. Een korte, duidelijke pagina met de belangrijkste vragen werkt beter dan een lang verhaal over de achtergrond van de samenwerking.

Plan de volgorde zo: eerst de interne communicatie naar klanten, dan pas de livegang van de nieuwe site, en daarna de doorverwijzing van het oude domein. Andersom loop je het risico dat klanten de wijziging voor het eerst via een onbekende site ontdekken, zonder uitleg erbij. Dat voelt onverwacht. Dat hoeft niet. Een nieuwsbrief een paar dagen vooraf, gevolgd door de livegang, geeft klanten de kans om te wennen aan de nieuwe naam voordat ze er zelf naartoe worden doorgestuurd.

Contaqt Website denkt in dit soort trajecten mee over de structuur van de nieuwe, samengevoegde site: welke pagina's blijven, welke verdwijnen, en in welke volgorde je de livegang het beste aanpakt.