Tekstvervanging instellen kost je vijf minuten
Je toetsenbord regelt dit al, zonder extra software. Op de Mac ga je naar Systeeminstellingen, Toetsenbord, Tekstvervangingen. Op je telefoon vind je hetzelfde onder Instellingen, Toetsenbord, Tekstvervanging. Typ "rvp" en je krijgt de volledige uitleg over de rentevaste periode. Typ "adr" en het adres van je kantoor verschijnt compleet met postcode, telefoonnummer en de link naar je route.
Elke vraag die je vaker dan één keer per week krijgt, is een kandidaat. Denk aan de opzegtermijn van een verzekering, je openingstijden of de link naar je kennismakingspagina. Sla ze één keer op. Daarna typ je ze nooit meer voluit.
Werk je op meerdere apparaten met dezelfde Apple- of Google-account, dan synchroniseren de vervangingen automatisch mee. Wat je op kantoor instelt, staat 's avonds ook op je telefoon klaar.
Sneltoetsen in je mailprogramma
Outlook en Gmail hebben allebei een functie voor kant-en-klare antwoorden. In Gmail heet het "Sjablonen" onder Geavanceerd in de instellingen, in Outlook zijn het "Snelonderdelen". Sla een compleet antwoord op met aanhef, uitleg en ondertekening erin. Bij een terugkerende vraag open je het sjabloon, pas je de naam aan en verstuur je hem.
Dezelfde aanpak werkt voor agenda-uitnodigingen en offertes. Een vast sjabloon voor een intakegesprek scheelt je elke keer het uitzoeken van de juiste duur en locatie.
Die paar seconden per mail lijken niks. Vermenigvuldig ze met twintig mails per dag.
Vaste stukken horen niet in je hoofd
Een adviseur die elke ochtend hetzelfde rijtje moet onthouden — het nummer van de notaris, de tekst bij een adreswijziging, de link naar het schadeformulier — verliest tijd aan iets dat geen nadenken vraagt. Zet het één keer vast en je hoeft er niet meer aan te denken. Je collega's profiteren mee: leg de gedeelde vervangingen ook bij hen vast, dan beantwoordt het hele kantoor klantvragen in dezelfde bewoording.
Terugkerende communicatie hoeft niet eens bij jou te liggen. Contaqt Basis verstuurt je nieuwsbrief automatisch in jouw naam, elke maand, zonder dat je eraan denkt.