Een vaste belmiddag voor klantcontact: rust in je week

Waarom een vast belblok rust geeft

Elke keer dat je tussendoor de telefoon pakt, ben je daarna een paar minuten kwijt om weer in je dossier te komen. Doe je dat tien keer per dag, dan verlies je meer dan die tien gesprekken zelf kosten. Een vast blok haalt dat wisselen eruit.

Je klanten merken het verschil ook. Wie in één ronde belt, is scherper en beter voorbereid dan wie er tussen twee dossiers door doorheen jaagt. Je bent er met je hoofd bij. Dat hoor je aan de andere kant van de lijn.

Zo richt je die middag in

Kies een vast moment dat elke week terugkomt. Dinsdagmiddag werkt voor veel kantoren, omdat de maandag vaak vol zit en het einde van de week onrustiger wordt. Blokkeer twee tot drie uur in je agenda en behandel het als een afspraak met jezelf.

Maak vooraf een lijst van wie je belt en waarom. Een klant met een aflopende rentevaste periode, iemand die net verhuisd is, een polis die binnenkort verlengt. Zet de reden erbij, dan hoef je tijdens het bellen niet te zoeken. Werk de lijst van boven naar beneden af en noteer kort wat je hebt besproken.

Lukt het niet iedereen te bereiken? Prima. Wie niet opneemt, schuift door naar de volgende week. Zo blijft de lijst leegraken in plaats van uitgroeien tot een berg. Wil je gericht je trouwste klanten spreken, dan is een belronde langs je beste klanten een goede invulling van zo'n blok.

Houd het contact tussendoor warm

Een belmiddag werkt het best als klanten al regelmatig van je horen. Dan bel je niet uit het niets, maar bouw je voort op contact dat er al is. Het gesprek begint warmer en gaat sneller ergens over.

Dat schriftelijke contact hoef je niet zelf bij te houden. Contaqt Basis verstuurt elke maand een nieuwsbrief in jouw naam, zodat je klanten je blijven zien tussen twee telefoontjes door. Je belmiddag is er dan voor de gesprekken die er echt toe doen.