Wat rommelige documenten kosten

Elk document dat je verstuurt is een visitekaartje. Een offerte in een ander lettertype dan het adviesrapport van vorige week, of een brief waar het logo net iets kleiner staat dan op je website — op zichzelf kleine dingen, maar bij elkaar zien klanten een kantoor dat niet is uitgedacht. Dat kost vertrouwen op precies het moment dat vertrouwen telt.

Het kost jou ook tijd. Steeds opnieuw het logo plakken, de kleuren aanpassen, de voettekst controleren. Vijf minuten per document lijkt weinig. Bij twintig documenten per maand is dat al snel een uur kwijt aan opmaak in plaats van aan je klant.

Eén sjabloon, alle documenten

Een vast sjabloon regelt het lettertype, de kleuren en de plek van je logo één keer, voor altijd. Kies een lettertype voor koppen en een leesbaar lettertype voor lopende tekst, en gebruik ze overal: offertes, adviesrapporten, brieven, facturen. Zet ook je voettekst met contactgegevens en KvK-nummer vast. Dan hoef je die nooit meer te controleren.

Maak het sjabloon in het programma dat je toch al gebruikt. Word en Google Docs werken allebei met vaste stijlen: kop 1, kop 2, gewone tekst. Stel die stijlen één keer goed in en elk nieuw document erft automatisch de juiste opmaak, zonder dat je zelf lettertypes hoeft te kiezen.

Bewaar het sjabloon op één plek, toegankelijk voor iedereen op kantoor die documenten verstuurt. Zo werkt een nieuwe collega vanaf dag één in dezelfde stijl als jij. Wie dit overzicht breder wil trekken naar de rest van zijn marketing, vindt een startpunt in marketing-sjablonen voor je advieskantoor.

Consistentie werkt door in alles wat je verstuurt

Een klant die een offerte, een adviesrapport en een nieuwsbrief van hetzelfde kantoor ontvangt, herkent ze als ze in dezelfde stijl zijn opgemaakt. Dat herkenningspunt bouw je op met een doorlopende huisstijl, van je visitekaartje tot je documenten.

Loop je bestaande documenten na wanneer je het sjabloon maakt. Vijf offertes naast elkaar leggen laat meteen zien waar de verschillen zitten en welke keuze je overneemt in het nieuwe sjabloon.

Contaqt Premium schrijft en verstuurt je artikelen en nieuwsbrieven al in jouw huisstijl. Dat opmaakwerk doe je dan niet meer zelf — wij passen het toe op alles wat we voor je maken.