Een virtueel assistent inschakelen op je kantoor

Welke taken zich lenen voor werk op afstand

De vuistregel is simpel: alles met een vaste route kun je overdragen. Agendabeheer valt daaronder. Afspraken inplannen, bevestigingen sturen, herinneringen versturen de dag ervoor, een afzegging opnieuw inplannen. Het gebeurt elke week, het gaat altijd hetzelfde en het onderbreekt je precies op de momenten dat je met een klant bezig bent.

Documenten opvragen is de tweede. Loonstroken, jaaropgaven, een kopie van de polis. Je assistent stuurt het verzoek, houdt bij wat binnen is en belt na wat blijft liggen. Datzelfde geldt voor de eerste laag in je mailbox: standaardvragen over openingstijden, een adreswijziging, iemand die een afspraak wil verzetten. Wat vakinhoudelijk is, zet je assistent door naar jou.

Wat je klant hiervan merkt, bepaal je zelf. Werkt je assistent onder je kantoornaam en vanaf een mailadres van het kantoor, dan blijft het beeld één geheel. Spreekt diegene ook klanten aan de telefoon, kies dan iemand die Nederlands als moedertaal heeft. Bij hypotheek- en verzekeringsvragen hoor je meteen of iemand de termen kent.

Verder werkt het goed voor dossiervoorbereiding en administratie. Stukken op volgorde zetten, je klantdossier bijwerken, urenregistratie, facturen klaarzetten. Werk waarbij jouw oordeel nodig is, blijft bij jou. Advies besteed je niet uit. Twijfel je over een taak, stel dan één vraag: kan iemand dit foutloos doen zonder de klant te kennen? Is het antwoord nee, dan houd je het zelf.

Zo richt je het in

Begin met één taak. Niet met vijf, hoe verleidelijk dat ook is als je eenmaal iemand hebt. Kies de taak die je het vaakst onderbreekt en laat je assistent een week meekijken hoe jij het doet. Daarna schrijf je de route op in tien regels: wie krijgt wat, in welke volgorde, en wat doe je als het antwoord uitblijft. Zo'n stappenlijst is in een middag klaar en scheelt je maanden bijsturen.

Inhuren kan via een bureau of rechtstreeks bij een zzp’er. Een bureau regelt vervanging bij ziekte en vakantie, een zzp’er is meestal goedkoper en went sneller aan je manier van werken. Spreek in beide gevallen een proefmaand af en reken per uur af, niet per maand vooruit.

Toegang regel je met een eigen account, nooit met jouw inloggegevens. Geef alleen rechten op wat nodig is en zet tweefactorauthenticatie aan. Voor de AVG sluit je een verwerkersovereenkomst en leg je vast welke klantgegevens je assistent mag inzien. Werkt diegene buiten de EU, controleer dan waar de gegevens staan. Dat is een kwestie van één keer goed regelen.

Plan tot slot een vast terugkoppelmoment van een kwartier per week. In het begin corrigeer je daar wat, na een maand is het vooral een korte doorloop. Vier tot acht uur per week is genoeg om te starten. Klein beginnen kost weinig en je merkt binnen een maand of het werkt. Loopt die eerste taak, dan pak je de volgende erbij, en anders stop je zonder dat het je iets gekost heeft.

Marketing hoort niet in dat lijstje

Er is één soort werk dat je beter niet als losse uren wegzet: je nieuwsbrief, je artikelen en je social media. Niet omdat een assistent het niet zou kunnen, maar omdat marketing geen deadline heeft. Het dringende werk gaat altijd voor, en na drie drukke weken is er niets verstuurd. Je klanten merken dat niet als een gemis, maar wel als stilte. Content vraagt ook kennis van de branche en een vaste cadans, en dat vraag je niet van iemand die er een paar uur per week aan komt.

Daar is Contaqt Premium voor. Wij schrijven exclusieve artikelen en nieuwsbrieven voor jouw kantoor, in jouw stijl en onder jouw naam, en versturen ze voor je. Je klanten horen regelmatig van je terwijl jij je uren op afstand aan de agenda en de documenten besteedt.