Je werkplek inrichten zodat je sneller werkt

Eén vaste schermindeling voor elk moment

De meeste adviseurs werken op een laptop met een los beeldscherm ernaast, maar wisselen de indeling van vensters elke dag opnieuw. Het CRM staat de ene keer links, dan weer rechts, en de agenda duikt overal tussendoor op. Een vaste plek per programma — het CRM altijd op het grote scherm, mail en agenda op de laptop ernaast — bespaart precies het moment zoeken dat er nu telkens voor gaat.

Windows en macOS onthouden een schermindeling zodra je 'm een paar keer herhaalt: sleep de vensters een keer naar hun plek, en de volgende ochtend staat alles al klaar. Beide systemen hebben ook een ingebouwde sneltoets om een venster in één keer naar de helft of een kwart van het scherm te duwen, zodat je niet elke ochtend opnieuw hoeft te schuiven. Voor wie veel belt, werkt het prettig om het CRM en de klantkaart altijd op hetzelfde scherm te houden, zodat je tijdens een gesprek nooit hoeft te schakelen tussen vensters. Een tweede scherm hoeft niet nieuw te zijn. Een tweedehands monitor van rond de vijftig euro doet precies hetzelfde werk als een nieuwe, en de meeste kantoorleveranciers hebben ze op voorraad liggen. Zoeken kost tijd.

Een leeg bureau, digitaal en fysiek

Een bureau vol paperassen werkt hetzelfde als een bureaublad vol iconen: elke keer een moment zoeken voordat je kunt beginnen. Papieren dossiers scan je het liefst dezelfde dag nog en berg je op in het CRM, zodat een klantvraag nooit wacht op een map die ergens in een kast ligt. Wat overblijft op het bureau, past op één hand: laptop, telefoon, een kopje koffie.

Op het scherm werkt hetzelfde principe. Tien browsertabbladen open houden voelt efficiënt, maar kost bij elke overstap een paar seconden zoeken welk tabblad bij welke klant hoort. Sluit een tabblad zodra een taak klaar is, en bewaar vaste pagina's als bladwijzer in plaats van als openstaand tabblad. Ook de downloadmap en het bureaublad zelf lopen bij de meeste kantoren binnen een maand vol met bijlages en schermafbeeldingen die daarna nooit meer worden opgeruimd. Eén vaste map per klant, direct gekoppeld aan het dossier in het CRM, voorkomt dat zoekwerk. Een terugkerend moment in de agenda — tien minuten op vrijdag — houdt die map leeg, zonder dat het een aparte taak wordt. Dat is geen grote aanschaf. Dat is een gewoonte.

Drie werkmodi, drie indelingen

Een gesprek met een klant vraagt een andere schermindeling dan administratie of schrijfwerk, en toch werken veel adviseurs de hele dag in dezelfde opstelling. Tijdens een gesprek heb je alleen het CRM en de agenda nodig — mail en social media mogen dicht, want een binnenkomende melding tijdens een telefoongesprek trekt altijd de aandacht, ook als je niet reageert. Bij administratie werkt het CRM juist wel prettig naast de mail, zodat een bijlage in twee klikken op de juiste plek staat en een vraag van een klant meteen in het dossier belandt.

Schrijfwerk — een nieuwsbrief, een social post, een artikel voor de website — vraagt weer een andere opstelling: alleen het schrijfprogramma, verder niets. Meldingen uit, mail dicht, en pas na het schrijven weer open. De overstap tussen die drie modi hoeft geen ritueel te zijn — een paar seconden om de vensters naar hun vaste plek te schuiven is genoeg. Precies dat schrijfwerk is voor veel kantoren het onderdeel dat het meest tijd kost en het eerst blijft liggen als de agenda vol raakt. Contaqt Premium schrijft de artikelen voor je kantoor, in jouw stijl, zodat daar geen apart moment in de agenda meer voor nodig is.

Wat je aan schrijfwerk overhoudt, kun je net zo goed bij Contaqt neerleggen. Contaqt Basis verstuurt de nieuwsbrief automatisch onder jouw naam, zodat je werkplek alleen nog is ingericht op gesprekken en administratie.