✅ Klanten uitnodigen

🎬 Video intro klanten uitnodigen

Snel een scan naar je klanten versturen? In deze video helpen we je op weg.

📖 Eén uitnodiging versturen

Je kunt een uitnodiging versturen naar één enkel e-mail adres óf naar meerdere mailadressen tegelijkertijd. In dit artikel leggen we je uit hoe je een enkele uitnodiging kunt versturen of agenderen.

Via het menu: Nazorgscan > Vragenlijsten vind je alle beschikbare vragenlijsten staan. Kies hier voor 'uitnodigingen'.


Vervolgens kies je voor 'enkele uitnodiging'.


Vul daarna het e-mail adres in waar je de uitnodiging naar toe wilt sturen.



Vervolgens heb je de keuze of dit een éénmalige uitnodiging betreft of een terugkerende uitnodiging.

De laatste optie kan handig zijn als je bijvoorbeeld elke jaar automatisch een vragenlijst voor de inboedel verzekering wilt versturen (om te controleren of de dekking nog juist is).



Je kunt de uitnodiging direct versturen of voor een later tijdstip inplannen.



Alles correct ingesteld? Dan kun je de uitnodiging afronden. Het systeem zal een individuele uitnodiging voor dit e-mailadres klaar zetten.


Je kunt de status altijd volgen via het menu: Nazorgscan > Vragenlijsten geschiedenis. Hier zie je op het tabblad (1) In behandeling het betreffende e-mail adres (2) staan met daarbij de eerstvolgende actie (3) op de genoemde datum (4).



📖 Bulk (meerdere) uitnodigingen versturen

Je kunt een uitnodiging versturen naar één enkel e-mail adres óf naar meerdere mailadressen tegelijkertijd. In dit artikel leggen we je uit hoe je een naar een groep van je klanten tegelijkertijd een uitnodiging kunt versturen of agenderen.

Via het menu: Nazorgscan > Vragenlijsten vind je alle beschikbare vragenlijsten staan. Kies hier voor 'uitnodigingen'.


Vervolgens kies je voor 'meerdere uitnodigen'. 


Kies vervolgens of je de uitnodigingen wilt versturen naar je hele mailinglijst (1) of een selectie van klanten gebaseerd op een label filter (2). 


Bovenin (1) kun je controleren hoeveel uitnodigingen er klaar gezet gaan worden. In dit voorbeeld zijn dat er 2.


Vervolgens kun je besluiten om de uitnodigingen direct te versturen of te agenderen (2).

Tip: heb je een grote groep klanten die je wilt uitnodigen? dan heb je de optie om de uitnodigingen te verdelen over een bepaalde periode (3).

Voorbeeld: je wilt 500 uitnodigingen gaan versturen. Omdat de kans aanwezig is dat hier werk uit voort komt besluit je dat het niet verstandig is deze allemaal tegelijkertijd te versturen. Anders wordt het morgen immers wel erg druk op kantoor.

In dit geval kun je ze bijvoorbeeld verspreiden over de komende 3 maanden. Dat betekent dat er ongeveer 9 uitnodigingen per werkdag verzonden worden.

Tijdens het aanmaken heb je de optie om de weekenden en feestdagen over te slaan (4). Hierbij wordt er geen uitnodiging tijdens het weekend verzonden.

Vervolgens heb je de keuze of dit een éénmalige uitnodiging betreft of een terugkerende uitnodiging (1). De laatste optie kan handig zijn als je bijvoorbeeld elke jaar automatisch een vragenlijst voor de inboedel verzekering wilt versturen (om te controleren of de dekking nog juist is).


Alles correct ingesteld? Dan kun je de uitnodiging afronden. Het systeem zal alle vragenlijsten gaan aanmaken en klaar gaan zetten. 

Je kunt de status altijd volgen via het menu: Nazorgscan > Vragenlijsten geschiedenis. Hier zie je op het tabblad (1) In behandeling het betreffende e-mail adres (2) staan met daarbij de eerstvolgende actie (3) op de genoemde datum (4).

📖 Terugkerende uitnodiging

Voor elke uitnodiging (individueel of bulk) kun je kiezen of deze éénmalig is of terugkerend.

Deze laatste optie kan handig zijn als je bijvoorbeeld elke jaar automatisch een vragenlijst voor de inboedel verzekering wilt versturen (om te controleren of de dekking nog juist is).

De periode (1) kies je zelf. Eventueel kun je weekenden en feestdagen uitsluiten (2) zodat de uitnodigingen alleen verzonden worden op reguliere werkdagen.

📖 Voortgang bekijken

Je kunt de status altijd volgen via het menu: Nazorgscan > Vragenlijsten.

Hier kun je zien welke vragenlijsten er binnenkort verzonden worden (4) of welke in behandeling zijn (3) en welke er afgerond (1) of afgelegd (3) zijn.


Tabblad 'Nog in behandeling'

Hier zie je alle in behandeling zijnde vragenlijsten. Elke vragenlijst kent een aantal opties.

Je kunt de URL van de individuele vragenlijst bekijken door te klikken op (1). Deze URL kun je bijvoorbeeld gebruiken om nogmaals naar je klant te mailen of via een ander kanaal te sturen (bijvoorbeeld WhatsApp). Dit kan ook handig zijn als je telefonisch met je klant de vragenlijst wilt doornemen.

Bij (2) zie je de log geschiedenis voor deze vragenlijst. Eventueel kun je de datum (3) aanpassen. Met button (4) ga je direct naar deze klant in het dashboard. Eventueel kun je de vragenlijst ook verwijderen (5).

Tabblad 'Afgerond'

Op het tabblad 'afgerond' (1) vind je alle vragenlijsten terug die afgerond zijn. Hier heb je de volgende opties:

  • antwoorden bekijken (1)
  • log geschiedenis bekijken (2)
  • ga naar dit mailadres (3)
  • PDF met antwoorden downloaden (4)
  • ingevulde vragenlijst verwijderen (5)


Tabblad 'Afgelegd'

Op het tabblad 'Afgelegd' (3) vind je alle vragenlijsten terug die niet zijn ingevuld. Hier heb je de volgende opties:


  • URL van de vragenlijst bekijken (1). Hiermee krijg je de unieke URL voor deze vragenlijst te zien. Door deze URL te delen met je klant kan hij alsnog de vragenlijst invullen (ondanks dat deze is afgelegd). Het delen van de URL kun je eenvoudig via je eigen mailprogramma (zoals Outlook) doen.
  • De logs bekijken (2)
  • Direct naar deze klant gaan (3)
  • De vragenlijst verwijderen (4)
Let op! het verwijderen van een vragenlijst kan niet ongedaan gemaakt worden.

📖 Taken overzicht

Zodra de vragenlijst is ingevuld gaat het systeem bekijken of er voor jou (als adviseur) een taak aangemaakt moet worden. In een ander hoofdstuk hebben wij al uitgelegd hoe je dit per vraag instelt. Voor de kant-en-klare vragenlijsten hebben wij dit al voor je ingesteld

In het menu (1) zie je of er nog niet afgeronde taken (2) voor je klaar staan.


Vervolgens kun je per taak zien de ingevulde vragenlijst (1) online bekijken of deze (2) downloaden. Vervolgens kun je de taak afronden (3) zodat hij als afgewerkt aangemerkt wordt.

📖 PDF samenvatting downloaden

Nadat er een vragenlijst is ingevuld wordt er een PDF samenvatting gemaakt van de antwoorden. Deze kun je gebruiken om in je eigen CRM pakket te uploaden of op te slaan op je computer in de klantmap.

Voorbeeld:



Je kunt dit op twee manieren doen.

1) vanuit de bevestigingsmail


Nadat een vragenlijst is ingevuld ontvang jij een bevestigingsmail. Hierin vind je de downloadlink (1). Op deze manier kun je direct downloaden zonder eerst in ons dashboard te hoeven inloggen.



2) vanuit ons dashboard


Op het tabblad afgerond (1) zie je een overzicht staan van alle afgeronde vragenlijsten. Hier kun je een PDF downloaden (2).




Dit wil je lezen!

Gratis boek voor Financieel Adviseurs boordevol tips:

-Leer alles over jouw online kansen
-Zo versla je Independer!
-Betere marketing met beperkt budget
-Compleet stappenplan & gratis tools
-En nog veel meer...

Download gratis

Dagelijks maken ruim 400 advieskantoren gebruik van ons platform.

Wij zorgen ervoor dat al jouw klanten regelmatig van je horen zónder dat het jou extra tijd kost. Daar krijg je #blijeklanten van.

Lees hier hoe blij onze gebruikers met onze software zijn
    
Een mooie aanvulling op mijn online dienstverlening!
Maarten Prins
VZP Bedrijven B.V. en DoeHetZelfAOV.nl
    
"Een goede aanvulling binnen onze communicatiestrategie"
Milko Perdijk
Perdijk Advies
    
Als financieel adviseur ben je druk met allerlei zaken. Ik houd nu meer tijd over voor advieswerk
Koos Tichelaar
HypotheekInfoPunt Tichelaar

Dankzij Contaqt blijven cliënten betrokken bij mijn bedrijf en tevens helpt het bij mijn zorgplicht.

Contaqt maakt het eenvoudig een nieuwbrief te versturen. Ik ervaar dat klanten het prettig vinden regelmatig wat van mij te horen. De tijdsbesparing kan ik gebruiken voor commerciële werkzaamheden."

Met Contaqt kan ik actuele berichten vol automatisch op onze website plaatsen, op onze social media kanalen verspreiden en via onze nieuwsbrief versturen. Een prima aanvulling binnen onze communicatiestrategie."

Naast de nieuwsbrief van Contaqt gebruik ik ook het programma bij het invullen van zorgplicht op mijn portefeuille. Met een simpele vragenlijst krijg ik inzicht in de wensen en wijzigingen van mijn relaties.

Wij zijn onlangs gestart met de nazorgscan. Dit met succes. Cliënten reageren erg enthousiast. Daarnaast heeft het voor extra omzet gezorgd.

Contaqt is voor mij een gebruikersvriendelijke tool die ik gebruik voor mijn nieuwsberichten. Het bespaart mij een hoop tijd.