Documenten digitaal laten ondertekenen: sneller een dossier rond

Waar de vertraging vandaan komt

Bij een hypotheekaanvraag zet een klant vaak vijf tot tien handtekeningen: de adviesovereenkomst, de aanvraag zelf, een paar bijlagen. Print je klant die documenten thuis uit, dan moet hij ze ook weer inscannen of fotograferen voordat jij ze terugkrijgt. Eén vergeten pagina en het dossier ligt een dag stil. Bij een deadline van de geldverstrekker tikt de klok gewoon door.

Dat gebeurt ook bij eenvoudigere producten. Een verzekeringswijziging, een addendum bij een lopend advies, een akkoordverklaring — allemaal documenten die nu vaak per post gaan terwijl de klant al met zijn telefoon in de hand op je bank zit. Elke stap waarbij papier fysiek moet reizen, is een moment waarop een dossier kan blijven liggen. En vaak merk je dat pas op als een klant belt om te vragen waar het nu eigenlijk blijft.

Wat een digitale handtekening rechtsgeldig maakt

Een digitale handtekening is in Nederland net zo geldig als een handtekening op papier, mits de aanbieder aan de eIDAS-verordening voldoet. Voor de meeste adviesdocumenten volstaat een eenvoudige of gevorderde elektronische handtekening: via e-mail, een sms-code of een koppeling met iDIN. Alleen bij een klein aantal notariële of zwaar gereguleerde documenten is een gekwalificeerde handtekening met een aparte identiteitscheck verplicht. Vraag bij twijfel na bij je compliance-afdeling of bij de geldverstrekker welk niveau ze accepteren, want dat verschilt per product en per partij.

Bewaar ook het bewijs. Een goede aanbieder legt automatisch vast wanneer en met welk apparaat er getekend is, en zet dat audit-spoor bij het document. Dat is precies wat je nodig hebt als een klant later een vraag stelt over wat hij heeft afgesproken. Papier levert dat bewijs niet vanzelf — een los A4'tje in een map vertelt niets over het moment van ondertekenen.

Wat het oplevert op een gewone dinsdag

Het verschil zit niet in één groot moment, maar in de opeenstelling van kleine stappen die wegvallen. Geen envelop kopen, geen postzegel plakken. Geen scanner die vastloopt op de tweede pagina. Een klant tekent tijdens de lunchpauze op zijn telefoon en jij ziet het dossier dezelfde middag nog compleet worden. Bij een kantoor dat vijftien dossiers per maand verwerkt, tikt dat aan: een paar dagen minder wachttijd per dossier, opgeteld over een heel jaar.

Het scheelt ook gedoe aan jouw kant. Geen documenten meer die kwijtraken tussen de post en het archief. Geen halve dossiers waarbij je moet nabellen welke pagina er nog ontbreekt. De adviseur die het proces inricht, hoeft er daarna niet meer naar om te kijken — de klant tekent, het systeem registreert, het dossier gaat door.

Ook de doorlooptijd naar een geldverstrekker wordt korter. Sommige partijen accepteren een digitaal getekend dossier zelfs sneller dan een papieren versie, simpelweg omdat er niets hoeft te worden ingescand aan hun kant. Dat is winst die je als kantoor zelf nauwelijks merkt, maar die klant wel: een aanvraag die binnen een week rond is in plaats van binnen twee.

Een aanbieder kiezen die past bij je kantoor

Signhost, Scrive en DocuSign zijn de bekendste namen in Nederland, en de meeste koppelen probleemloos aan een CRM of documentbeheersysteem. Let bij de keuze op drie dingen: ondersteunt de aanbieder iDIN voor identiteitscontrole, kun je een sjabloon met jouw huisstijl opslaan, en wat kost een handtekening per document. Een kantoor met twintig dossiers per maand heeft andere wensen dan een kantoor dat er honderd verwerkt. Vraag een proefperiode aan voordat je een jaarcontract tekent.

Koppel het onderteken-moment aan je vaste intake- en offerteproces, zodat een klant nooit hoeft te wachten op een handmatige stap tussen advies en aanvraag. Zet de link in de bevestigingsmail, niet pas een dag later. Hoe korter de afstand tussen gesprek en handtekening, hoe kleiner de kans dat een klant afhaakt.

Contaqt Website plaatst de link naar zo'n onderteken-omgeving op de juiste plek in het aanvraagproces, zodat een klant niet zelf hoeft te zoeken naar de volgende stap. Bekijk wat Contaqt Website voor jouw kantoor kan betekenen.