Welke antwoorden je vastlegt
Begin bij je verzonden mail. Scroll een maand terug en je ziet het patroon: een handvol vragen komt steeds opnieuw langs. Wat kost een tweede hypotheek? Mag ik vervroegd aflossen? Wat verandert er bij een rentewijziging?
Dat zijn je eerste vermeldingen. Schrijf het antwoord uit zoals je het aan een klant zou geven — in je eigen woorden, niet in juridische taal. Een mail waar je tevreden over was, plak je er meteen in. Hou de toon menselijk, want je schrijft straks voor jezelf en misschien voor een collega die dezelfde vraag krijgt.
Notion of je CRM: waar het thuishoort
De plek doet er minder toe dan dat je hem snel terugvindt. Werk je al in een CRM, zet de antwoorden dan daar — je zit er toch al. Wil je iets vrijers, dan is Notion een goede keuze: je maakt een pagina per thema en zoekt met één zoekbalk door alles heen.
Geef elk antwoord een duidelijke titel en een paar trefwoorden. Zo vind je 'boeterente' terug, ook als je het drie maanden geleden schreef. Een collega die invalt vindt binnen een minuut hetzelfde antwoord dat jij zou geven. Een doorzoekbare bibliotheek is het halve werk.
Bijhouden zonder dat het een tweede baan wordt
De valkuil is een bibliotheek die je in één weekend volzet en daarna nooit meer opent. Doe het andersom. Elke keer dat je een goede mail schrijft, kopieer je hem erin — dat kost tien seconden.
Eén keer per kwartaal loop je de lijst langs: klopt het antwoord nog, is de NHG-grens veranderd, mist er iets? Meer onderhoud heeft het niet nodig. Dezelfde aanpak werkt voor de veelgestelde vragen op je website en voor je standaardantwoorden per mail.
Wil je het blok met veelgestelde vragen niet zelf schrijven? Met Contaqt Premium leggen wij je antwoorden vast in heldere taal — voor je site én voor intern gebruik, zodat je ze maar één keer hoeft te formuleren.