Trello: visueel en simpel, zonder leercurve
Trello werkt met borden en kaarten. Je sleept een kaart van "Idee" naar "In bewerking" naar "Gepland" naar "Geplaatst". In één oogopslag zie je alles. In vijf minuten is het ingericht. Geen handleiding, geen import van velden uit een ander systeem.
De keerzijde: de simpelheid wordt een beperking zodra je meer wilt. Hyperlinks, sjablonen voor artikelen, een interne kennisbank — Trello rekt zich, maar niet ver. Voor een eenmanskantoor dat acht social posts per maand plant: prima. Voor een team van drie dat ook nieuwsbrieven, artikelen en seizoenscampagnes wil bijhouden: te krap.
Notion: alles in één, maar je moet het wel bouwen
Notion is een lege werkruimte waarin je zelf je systeem bouwt. Tabellen, kalenders, databases die met elkaar verbonden zijn, sjablonen die je hergebruikt. Voor wie eenmaal de tijd neemt om het in te richten, is het sterk.
Daar zit ook de valkuil. Veel adviseurs richten een doordachte Notion-werkruimte in tijdens een rustige week in januari, om er in maart niet meer naar te kijken. Het systeem wordt z'n eigen project. Als content prioriteit twee is — en bij de meeste advieskantoren is dat zo — wordt Notion zelden de plek waar het werk daadwerkelijk landt. Wie het systeem onderhoudt, gebruikt het ook. Wie het op afstand laat, ziet vooral een lege database.
Welke past bij jouw kantoor?
Een klein kantoor met een vaste cadans van social posts en een maandelijkse nieuwsbrief: Trello is genoeg. Een groter team dat content, klantcommunicatie en interne kennis op één plek wil verzamelen: Notion loont, mits één persoon eigenaar van het systeem is. Twee mensen die er allebei aan rommelen werkt zelden.
In beide gevallen geldt hetzelfde: de tool schrijft niet voor je. Een Notion-database staat leeg als niemand hem vult. Een Trello-bord stopt zodra de wekelijkse plansessie eruit valt. Daar zit het knelpunt voor de meeste kantoren — niet in welke tool je kiest, maar in de tijd om hem te vullen.
Bij Contaqt Basis en Contaqt Premium krijg je een contentkalender per kwartaal aangeleverd — geen tool om in te richten, geen kaarten om te slepen. Wij plannen welke onderwerpen wanneer langskomen, jij krijgt de content op het moment dat hij verstuurd wordt. De keuze tussen Notion en Trello hoef je dan niet meer te maken. Lees ook hoe een vaste contentkalender je marketing op gang houdt.