Welke tools je nodig hebt
Een spraakmemo-app heb je al op je telefoon — Voice Memos op iPhone, Recorder op Android. Voor het omzetten naar tekst kun je Apple Dictation gebruiken (gratis, ingebouwd) of de spraakinvoer in Microsoft Word die in elk Office 365-pakket zit. Otter.ai werkt goed voor wie ook lange gesprekken wil laten transcriberen. Voor klantmails is geen losse betaalde tool nodig.
De kwaliteit van de transcriptie hangt af van hoe duidelijk je inspreekt en of je namen en bedragen letterlijk uitspelt. "Hypotheekofferte van honderd twintig duizend euro" wordt goed verwerkt. "Mevrouw De Vries-Bakker" levert vaker fouten op — die naam typ je achteraf even snel zelf.
De werkwijze in vier stappen
Begin met inspreken in één lange, ongestructureerde memo. Vertel het verhaal zoals je het aan een collega zou doen. Daarna laat je de tool er een transcriptie van maken. Lees die door en pas aan wat de tool fout heeft opgevat — meestal namen en bedragen — en zet er een nette aanhef en afsluiting omheen.
Een ingesproken bericht klinkt persoonlijker dan een getypte mail. Je woordkeuze is losser, je zinnen lopen natuurlijker. Klanten lezen dat. Het scheelt afstand.
Voor terugkerende onderwerpen — een hypotheekverlenging, een polisaanpassing, een afspraakbevestiging — werkt het sterker om die voorbeelden eenmalig in te spreken als sjabloon. Vul ze daarna alleen de klantspecifieke gegevens in. Een contentkalender van vaste onderwerpen helpt om die sjablonen ordelijk bij te houden.
Wanneer je beter typt
Bij gevoelige onderwerpen — een afwijzing of een correctie van een eerdere fout — typ je beter. Spraak vraagt om losse formuleringen, en die ontstaan natuurlijker al typend. Hetzelfde geldt voor formele documenten zoals offertes of jaarbrieven.
Voor de meeste dagelijkse mails werkt spraak prima. Je herwint per dag tien tot vijftien minuten — over een week is dat ruim een uur dat je niet aan e-mail kwijt bent.
Wil je de terugkerende klantcommunicatie helemaal uit handen geven? Met Contaqt Basis schrijven en versturen wij maandelijks de nieuwsbrief in jouw naam — dan hoef je voor dat ritme zelfs niet meer in te spreken.